Abstractsservice

Tillsammans med ICS – International Conference Services, erbjuder Meetagain hantering av abstracts vid kongresser och konferenser. Tjänsten innehåller flera moduler, beroende på vilka behov som finns. Abstractshanteringen kan med fördel ligga på arrangemangets webb–plats, där också registrering och övrig information finns tillgänglig.

Modul 1 : Grundläggande Abstracthantering

• Uppsättning av en webbsida för online abstract submission
• Ta emot abstracts och information till databasen
• Bekräftelse på mottagande av abstract
• Förberedelser av abstracts för bedömning, sortering
• Utskick av godkännande/avvisning via e-post till abstract submitters efter bedömning
• Abstract original (i nummerordning) skickas till kommittén, tryckaren eller publicisten

Modul 2 : Inbjudan att lämna abstract förslag

• Uppsättning av en webbsida för online abstract submission
• Inbjudan skickas ut för att lämna förslag
• Registrering, t ex namn, e-post, titel på sessionsförslag, sessionstyp
• Förslag skickas till kommittén

Modul 3 : Förberedelse program

• Sessionsdetaljer läggs in i databasen
• Preliminärt program utarbetas och skickas till kommittén
• Utskick av sessionsdetaljer till talare
• Förberedelse och utskick av riktlinjer till talare
• Korrespondens med chairpersons

Modul 4 : Manuskript av det vetenskapliga programmet

• Förberedelse av abstract inklusive författarindex
• Korrekturläsning av abstractboken och vetenskapligt program innan tryckning
• Elektronisk publicering av abstract på webb–sida, CD eller USB.

Modul 5 : Kommunikation med inbjudna talare

• Potentiella talares uppgifter läggs in i databasen
• Inledande kontakt till potentiella talare
• Utskick av påminnelser till dem som inte har svarat
• Vidarebefordran av svar från potentiella talare till kommittén
• Utskick av session detaljer och riktlinjer till talarna
• All korrespondens med inbjudna talare angående registrering, logi och reseomkostnader (om dessa blir betalda av kongressen)
• Boka resor och logi